Como o meuats cria contatos e negócios automaticamente
O meuats pode criar contatos e negócios automaticamente quando uma pessoa chama a empresa pelo WhatsApp. Esse comportamento existe para que a equipe não precise cadastrar tudo manualmente antes de começar o atendimento.
Este artigo explica, em linguagem simples, o que é criado automaticamente, quando isso acontece, quando o meuats reaproveita um contato ou negócio que já existe e por que algumas conversas podem não gerar um novo negócio.
Se você ainda está conhecendo a área de atendimento, leia também Guia completo do Atendimento: conversas, funil, filtros e negócio.
Antes de começar: contato e negócio não são a mesma coisa
Para entender a criação automática, é importante separar dois conceitos:
- Contato: é a pessoa ou empresa que conversa com você. Ele fica ligado a informações como nome, telefone, histórico de mensagens e registros na Linha do tempo.
- Negócio: é a oportunidade em andamento com esse contato. Ele tem etapa, responsável, origem, valor, status e outras informações usadas para acompanhar o atendimento e os resultados.
Um contato pode existir sem um negócio aberto. Um negócio, por outro lado, sempre precisa estar ligado a um contato. Quando alguém chama pelo WhatsApp, o meuats analisa a conversa para decidir se precisa criar apenas o contato, criar também um negócio ou continuar usando um negócio já aberto.
Quando a criação automática acontece
A criação automática normalmente começa quando uma nova mensagem chega pelo WhatsApp da empresa conectado ao meuats. Para isso, o WhatsApp precisa estar funcionando corretamente em Configurações > Conexões.
Quando a mensagem chega, o meuats verifica se aquele número já existe como contato e se já existe um negócio aberto para ele. A partir dessa verificação, a ferramenta segue o caminho mais adequado para evitar duplicidade e manter o histórico organizado.
Cenário 1: o contato ainda não existe
Quando uma pessoa chama a empresa pela primeira vez e o número ainda não existe na base, o meuats pode criar um novo contato. Esse contato passa a guardar o histórico da conversa e serve como referência para os próximos atendimentos.
Depois disso, se a mensagem deve iniciar uma oportunidade, o meuats também pode criar um negócio para esse contato. Esse negócio entra no fluxo do Atendimento e pode aparecer no Funil, conforme as regras da empresa.
No início, algumas informações podem ficar genéricas ou incompletas, porque a ferramenta só sabe o que veio da conversa. A equipe pode atualizar dados depois, como nome mais completo, origem, responsável, valor ou etapa.
Cenário 2: o contato já existe, mas não tem negócio aberto
Quando o número já existe como contato, o meuats reaproveita esse contato. Isso é importante porque mantém o histórico daquele contato no mesmo lugar e ajuda a equipe a entender melhor o contexto antes de responder.
Se esse contato não tem negócio aberto e a nova mensagem deve iniciar uma nova oportunidade, o meuats pode criar um novo negócio ligado ao contato existente. Assim, a conversa atual fica registrada no histórico do contato, mas a oportunidade nova fica separada para acompanhamento no Funil.
Esse comportamento ajuda em situações comuns. Por exemplo: uma pessoa comprou antes, voltou meses depois e agora quer um novo orçamento. O contato é o mesmo, mas o negócio pode ser novo.
Cenário 3: o contato já tem um negócio aberto
Se o contato já tem um negócio aberto, o meuats tende a manter a nova conversa ligada a esse negócio. Isso evita criar várias oportunidades abertas para o mesmo contato sem necessidade.
Na prática, isso significa que a equipe continua o atendimento no mesmo contexto. Se a pessoa respondeu uma proposta, enviou um documento ou tirou uma nova dúvida sobre o mesmo assunto, tudo fica no negócio já aberto.
Se você tentou criar outro negócio para o mesmo contato e não conseguiu, veja Por que não consigo criar outro negócio para o mesmo contato?.
Cenário 4: o negócio foi fechado recentemente
Quando um negócio é marcado como ganho ou perdido, ele deixa de ser uma oportunidade aberta. Mesmo assim, uma resposta pode chegar logo depois do fechamento. Por exemplo: a pessoa confirma uma informação, agradece, manda um comprovante ou responde algo que ainda faz parte da conversa anterior.
Para lidar com esse tipo de situação, o meuats pode usar a regra de janela após fechamento de negócio. Essa regra define por quanto tempo uma nova mensagem recebida depois do fechamento continua relacionada ao último negócio, em vez de criar automaticamente outro.
Essa janela evita duplicidade. Sem ela, uma simples resposta de confirmação poderia abrir uma nova oportunidade desnecessária.
Para entender essa regra em detalhe, consulte Como funciona a janela após fechamento de negócio.
Cenário 5: o contato está em Contatos ignorados
Algumas empresas não querem que determinados contatos entrem no fluxo automático. Pode ser um número interno, um fornecedor, um contato de teste, uma pessoa que não deve gerar oportunidade ou qualquer outro caso definido pela operação.
Para isso, o meuats tem a área de Contatos ignorados. Quando um contato está nessa lista, ele pode não seguir o mesmo comportamento de criação automática de negócios.
Use esse recurso com cuidado. Ignorar um contato pode ser útil para manter o Funil limpo, mas também pode fazer com que uma conversa real não vire negócio automaticamente. Para mais detalhes, veja Guia completo dos Contatos ignorados.
Como o negócio aparece no Funil
Quando um negócio é criado, ele passa a fazer parte do fluxo da empresa. Na aba Funil, os negócios aparecem em colunas, de acordo com a etapa em que estão.
A etapa inicial, a origem e o responsável podem depender das configurações da empresa. Por isso, se os negócios automáticos estão entrando em uma etapa que não faz sentido para sua operação, revise as configurações do Funil e da equipe.
O mais importante é entender que a criação automática coloca o negócio no fluxo, mas a equipe ainda precisa acompanhar. O negócio não se organiza sozinho até o fim. Alguém precisa responder, atualizar etapa, preencher dados quando necessário e fechar como ganho ou perdido no momento correto.
O que a equipe deve conferir depois que o negócio é criado
Depois que o meuats cria um contato ou negócio automaticamente, confira os dados principais antes de seguir o atendimento:
- Nome do contato: se estiver incompleto, ajuste quando souber o nome correto.
- Telefone: confira se é o número certo da conversa.
- Etapa: veja se o negócio entrou na etapa adequada.
- Responsável: confirme quem deve acompanhar aquele atendimento.
- Origem: preencha ou corrija quando a empresa usa esse dado nos relatórios.
- Valor: preencha quando houver uma estimativa ou proposta definida.
- Histórico: leia as mensagens anteriores antes de responder.
Esses cuidados parecem simples, mas fazem diferença nos relatórios. Se a equipe nunca corrige origem, responsável ou etapa, depois fica mais difícil entender de onde vieram as oportunidades e o que aconteceu com cada uma.
Quando criar um negócio manualmente
A criação automática não elimina a criação manual. Em alguns casos, a equipe pode precisar registrar um negócio por conta própria.
Use Novo negócio quando a oportunidade existe, mas não entrou automaticamente pelo WhatsApp. Isso pode acontecer quando o contato veio por indicação, ligação, conversa presencial ou outro canal que a empresa quer registrar no meuats.
Para o passo a passo, consulte Como criar um negócio manualmente.
O que pode impedir a criação automática
Se uma conversa não gerou um negócio como você esperava, verifique alguns pontos:
- WhatsApp desconectado: se o WhatsApp da empresa não está conectado, as mensagens podem não entrar corretamente no fluxo.
- Contato já tem negócio aberto: nesse caso, o meuats pode manter tudo no negócio existente.
- Negócio fechado recentemente: a janela após fechamento pode manter a mensagem ligada ao negócio anterior.
- Contato ignorado: contatos ignorados podem não gerar novos negócios automaticamente.
- Permissão ou recurso indisponível: alguns recursos podem depender do perfil de acesso ou do plano da empresa. Para limites comerciais, consulte Planos e Preços.
Antes de concluir que houve erro, procure o contato no Atendimento, revise filtros e confira se existe um negócio aberto ou fechado recentemente para ele.
Boas práticas para evitar bagunça na base
- Não crie outro contato para o mesmo telefone: isso divide o histórico e dificulta o atendimento.
- Evite negócios duplicados: se já existe um negócio aberto para o contato, continue nele.
- Atualize os dados assim que tiver informações melhores: nome, origem, responsável e valor ajudam a operação.
- Use Contatos ignorados apenas quando fizer sentido: não ignore contatos reais por engano.
- Feche negócios concluídos: isso mantém o Funil limpo e melhora a leitura dos relatórios.
- Revise as regras de automação com calma: a janela após fechamento e outras automações influenciam o comportamento da criação automática.
Dúvidas comuns
O meuats sempre cria um negócio quando chega uma mensagem?
Não necessariamente. Se já existe um negócio aberto, se o contato está em Contatos ignorados ou se a mensagem está dentro de uma regra de janela após fechamento, a ferramenta pode não criar um novo negócio.
O meuats cria um contato novo para cada mensagem?
Não. O contato é identificado principalmente pelo número. Se o contato já existe, o meuats reaproveita o registro existente para preservar o histórico.
Posso corrigir dados depois da criação automática?
Sim, quando seu perfil permitir. A equipe pode ajustar informações do negócio e do contato conforme aprende mais durante o atendimento.
Por que o negócio entrou em uma etapa que eu não esperava?
A etapa inicial depende das configurações da empresa. Revise o Funil e as regras de entrada de negócios. Para mais detalhes, veja Guia completo do Funil.
Uma conversa antiga pode criar um novo negócio?
Pode, dependendo das regras da empresa e do tempo desde o fechamento anterior. A janela após fechamento ajuda a controlar quando uma nova resposta continua ligada ao último negócio e quando pode iniciar uma nova oportunidade.