Como criar um perfil de acesso personalizado

Os perfis de acesso definem o que cada pessoa pode consultar ou alterar na empresa. Eles ajudam a liberar somente os recursos necessários para cada função, sem precisar usar um perfil genérico para toda a equipe. Um perfil é compartilhado: ao alterá-lo, o novo conjunto de acessos passa a valer para todas as pessoas vinculadas.

Antes de começar

Você precisa ter permissão para gerenciar perfis de acesso. A criação e a manutenção dos perfis ficam em Configurações > Equipe. O perfil será compartilhado: qualquer alteração nele passa a valer para todas as pessoas que o utilizam.

Criando o perfil

Abra Configurações > Equipe.
Na seção Perfis de acesso, selecione a opção para criar um perfil.
Informe um nome claro, como “Vendas”, “Gestão comercial” ou “Estoque”.
Adicione uma descrição curta que explique quando o perfil deve ser usado.
Marque as permissões necessárias por área da ferramenta.
Revise o conjunto de acessos e salve.

Depois de salvo, o perfil fica disponível ao convidar uma pessoa ou editar uma pessoa já integrante da empresa.

Como escolher as permissões

Comece pelo trabalho real que a pessoa executa. Um atendente pode precisar operar conversas e negócios, enquanto alguém responsável pelo Estoque pode precisar consultar, gerenciar ou configurar itens. Evite liberar configurações, equipe, integrações e financeiro quando essas áreas não fizerem parte da função.

Algumas permissões dependem de outras. Ao retirar um acesso principal, o Meuats pode retirar também acessos que só fazem sentido junto dele. Por isso, revise o resultado final antes de salvar.

Pense também no nível da ação. Consultar uma área não é o mesmo que operar seus dados, e operar não é o mesmo que configurar regras que afetam toda a empresa. Por exemplo, o acesso ao Estoque pode ser somente de consulta, permitir gestão dos itens ou permitir a configuração do catálogo. O mesmo princípio vale para relatórios, atividades, equipe e configurações.

Acesso financeiro

O acesso financeiro é sensível. Somente o proprietário da empresa pode conceder esse tipo de permissão a um perfil. Pessoas que não são proprietárias podem consultar essa área quando já tiverem acesso, mas não podem liberar ou alterar o acesso financeiro de outros perfis.

Depois de criar

Criar um perfil não altera o acesso de ninguém automaticamente. Para aplicá-lo, atribua o perfil à pessoa desejada ao enviar um convite ou ao editar o integrante da equipe. Se você editar o perfil depois, todas as pessoas vinculadas a ele passam a usar as permissões atualizadas.

Se uma pessoa não conseguir abrir uma tela ou concluir uma ação depois de receber o perfil, confirme se a permissão correspondente foi incluída e se não existe dependência com outro acesso, plano ou integração.

Boas práticas

Crie perfis por função, não por pessoa.
Use nomes objetivos e fáceis de reconhecer.
Conceda apenas o acesso necessário para a rotina.
Revise perfis compartilhados antes de editá-los, pois a mudança afeta todos os usuários vinculados.