Como escolher a melhor configuração inicial das Automações
A melhor configuração inicial das Automações é aquela que ajuda a equipe sem criar confusão. No primeiro momento, o ideal é começar simples, acompanhar os resultados e ajustar depois.
Este artigo ajuda a decidir por onde começar em Configurações > Automações, sem precisar ativar tudo de uma vez.
Comece pela rotina real da empresa
Antes de mexer nos campos, responda algumas perguntas simples: quanto tempo a equipe normalmente espera para retomar um contato? Em quais etapas vale insistir? Quando um contato antigo deve ser procurado de novo? Quais mensagens combinam com a forma como a empresa conversa?
1. Configure a janela após fechamento
A Janela após fechamento de negócio costuma ser a primeira regra a revisar. Ela evita que uma resposta logo após o fechamento crie outro negócio automaticamente.
Use um prazo que represente continuidade. Se o contato costuma mandar comprovante, confirmação ou dúvida final logo depois do fechamento, a janela ajuda a manter a conversa no mesmo contexto.
2. Ative tentativas automáticas com poucas mensagens
Para começar, use poucas Tentativas de contato automáticas. Uma ou duas mensagens bem escritas costumam ser melhores do que uma sequência longa e repetitiva.
Escolha prazos fáceis de explicar para a equipe. Por exemplo: uma primeira retomada depois de algumas horas e outra depois de alguns dias, conforme o ciclo da operação.
3. Defina onde a automação deve funcionar
Nem toda etapa precisa de retomada automática. Se a empresa ainda está começando, pode ser mais seguro aplicar a automação apenas em etapas onde o próximo passo é claro.
Quando a regra vale para todas as etapas, a equipe precisa ter certeza de que a mensagem faz sentido em qualquer momento do Funil.
4. Escolha a ação final com cuidado
A Ação final pode avisar o responsável ou encerrar o negócio com motivo de perda. Para uma configuração inicial, avisar o responsável costuma ser mais conservador, porque mantém a decisão final com uma pessoa.
Encerrar automaticamente pode ser útil quando a empresa já tem um processo maduro e motivos de perda bem definidos.
5. Deixe a recuperação automática para depois, se houver dúvida
A Recuperação automática de negócios é poderosa, mas depende de bons dados. Se motivos de perda e origens ainda estão sendo organizados, espere a base ficar mais confiável antes de ativar a recuperação.
Configuração inicial recomendada
- janela após fechamento ativada com prazo coerente com a rotina;
- uma ou duas tentativas automáticas, com mensagens curtas;
- aplicação em etapas bem definidas;
- ação final como aviso ao responsável, quando houver dúvida;
- recuperação automática ativada apenas depois de revisar motivos de perda.
Como saber se precisa ajustar
- muitos contatos reclamam ou respondem negativamente;
- a equipe recebe alertas demais;
- negócios são encerrados antes da hora;
- mensagens automáticas saem em momentos estranhos;
- os dados de motivo de perda não ajudam a explicar os resultados.