Como definir um texto substituto quando faltar um dado em uma automação
O texto substituto é usado quando uma variável da automação não encontra a informação configurada. Ele permite manter uma frase compreensível em casos em que a ausência do dado não impede uma abordagem adequada.
Essa escolha precisa ser feita por variável. Nem toda informação ausente deve ser substituída: em alguns casos, a opção mais coerente é não enviar a mensagem para aquele contato.
Confira qual informação pode faltar
Em Configurações > Automações, abra a configuração do modelo da tentativa ou da recuperação. Localize a variável e confira Usar informação de.
Identifique se a origem é um dado do contato, do negócio ou um campo personalizado. Isso ajuda a entender por que alguns registros podem ter valor e outros não.
Se o campo selecionado foi removido, corrija primeiro a origem da variável. Texto substituto não é uma forma de manter válida uma associação a um campo que deixou de existir.
Escolha o comportamento para valor vazio
No campo Se a informação estiver vazia, compare as opções.
Não enviar para este contato é adequada quando o dado é indispensável para que a mensagem esteja correta. Usar o seguinte texto permite substituir a ausência por um conteúdo que funcione naquele trecho.
Faça essa escolha considerando o texto completo. Uma variável usada em uma condição comercial exige mais cuidado que uma informação acessória de apresentação.
Preencha e revise o substituto
Ao escolher Usar o seguinte texto, preencha Texto substituto. O campo aceita até 1.024 caracteres, mas o tamanho deve ser compatível com a posição do modelo.
Leia a mensagem em dois cenários: com o dado real e com o substituto. Uma palavra isolada pode parecer adequada no formulário e produzir uma frase estranha quando inserida entre os trechos fixos.
Por exemplo, um substituto genérico em uma saudação precisa combinar com a pontuação e a forma de tratamento já presentes no modelo. Não acrescente uma frase inteira onde o texto espera apenas um nome.
Não invente informações para completar o modelo
Evite substituir um valor de negócio ausente por um preço presumido, ou uma data desconhecida por um prazo que não foi combinado.
Também não use o nome de outra pessoa ou dados fixos de um cliente para evitar campos vazios. O substituto deve ser verdadeiro e aplicável ao conjunto de registros que poderá recebê-lo.
Se não houver uma alternativa segura para aquele trecho, escolha Não enviar para este contato e organize o preenchimento dos dados necessários pelo processo da equipe.
Salve a configuração e confira as demais variáveis
A ferramenta exige um texto preenchido quando você escolhe substituição. Se houver validação, confira a posição indicada, pois outro campo do mesmo modelo pode estar incompleto.
Revise todas as variáveis, conclua o editor e salve as configurações de Automações. Uma mensagem pode ter mais de uma informação ausente, então a revisão não deve se limitar à primeira posição.
Se trocar de modelo, reavalie os substitutos. Um texto que funciona em uma posição de um modelo não necessariamente faz sentido em outra frase.
Entenda o alcance da substituição
O substituto preenche a mensagem quando necessário. Ele não grava aquele valor no contato, não completa o campo personalizado no negócio e não corrige dados de origem.
Por isso, continue distinguindo registros realmente preenchidos de registros que dependem de uma alternativa no envio. Se a informação é importante para a operação ou os relatórios, mantenha um processo de cadastro adequado.
Veja também
Para revisar a origem e o uso dos dados, consulte:
- Como configurar as variáveis de um modelo usado em automações
- Como criar um campo personalizado para negócios
- O que acontece com os dados existentes ao editar ou excluir um campo personalizado
- Por que uma automação pode ficar indisponível ou apenas para leitura
- Por que uma automação não enviou uma mensagem